Kanzleien

Typische Herausforderungen in der Branche

Drei Probleme begegnen uns in fast jeder Kanzlei. Erstens: doppelte Datenhaltung zwischen Kanzleisoftware, DATEV, E-Mail und einer geteilten Excel-Liste, die niemand zugibt. Zweitens: Fristen, die in Outlook-Kategorien gepflegt werden — sichtbar nur für die Person, die sie eingetragen hat. Drittens: Mandanten-Onboarding, das auf Papier und in PDF-Formularen läuft, obwohl die strukturierten Daten am Ende sowieso ins Kanzleisystem getippt werden müssen. Diese drei Punkte kosten in einer mittelgroßen Kanzlei mehrere Personentage pro Monat — Zeit, die für tatsächliche Mandatsarbeit fehlt.

Was wir konkret bauen

Mandanten-Onboarding mit strukturiertem Formular, das die Daten direkt in die Kanzleisoftware oder ins CRM schreibt. KI-Vorprüfung der eingereichten Unterlagen — der Agent erkennt fehlende Dokumente, prüft auf offensichtliche Inkonsistenzen und stellt Rückfragen, bevor das Mandat überhaupt eröffnet wird. Fristenverwaltung mit Eskalationslogik: nähert sich eine Frist und ist die zuständige Person nicht aktiv, wird automatisch eine Vertretung informiert. Dokumenten-Workflow mit Versionierung, sauberer Mandats-Abgrenzung und Audit-Trail. DATEV-Anbindung für Steuerkanzleien — Belege-OCR, Umsatzsteuer-Klassifizierung, EXTF-Export.

Beispielprojekte

Eine deutsche Steuerkanzlei mit rund fünfzehn Mitarbeitenden hat uns mit der Automatisierung der monatlichen DATEV-Aufbereitung beauftragt. Die OCR-Pipeline klassifiziert Belege, ordnet die Umsatzsteuer vorab zu und bereitet den EXTF-Export vor. Die Buchhaltung prüft nur noch Ausnahmefälle. Details unter Referenzen.

Weitere Kanzleiprojekte sind in Vorbereitung. Wenn Sie mit einem konkreten Anliegen an uns herantreten, sprechen wir gerne im ersten Gespräch über vergleichbare Fälle, die wir öffentlich nicht zeigen.

Regulatorischer Kontext

Wir arbeiten mit den drei Regelwerken, die für Kanzleisoftware relevant sind. DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Mandantendaten, mit Auftragsverarbeitungsverträgen für jede Komponente. Berufsordnung — bei Rechtsanwälten die BRAO und die BORA, bei Steuerberatern das StBerG, bei Notaren die Bundesnotarordnung. Geldwäschegesetz für die Identifizierung und Risikobewertung von Mandanten. Diese Anforderungen sind keine Anhänge im Lastenheft, sondern Architekturentscheidungen — sie bestimmen, wo Daten liegen, wer sie sieht und wie lange sie aufbewahrt werden.

So starten wir ein Projekt in Ihrer Branche

Im ersten Gespräch klären wir die drei wichtigsten Punkte: Welche Kanzleisoftware ist im Einsatz und welche Schnittstellen bietet sie? Welche Prozesse sind heute am schmerzhaftesten manuell? Welche berufsrechtlichen Anforderungen muss die Lösung explizit abbilden? Auf dieser Basis bekommen Sie innerhalb einer Woche ein schriftliches Konzept mit Architektur, Aufwand und Festpreis.